歸檔文件整理

歸檔文件整理是將辦理完畢的公文，有選擇地收集起來(lái)，分門(mén)別類(lèi)地整理集中，以備向檔案部門(mén)移交的歸檔的工作個(gè)人簡(jiǎn)歷裝訂方式。國(guó)家檔案局2000年12月6日發(fā)布，2001年1月1日起實(shí)施中華人民共和國(guó)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《歸檔文件整理規(guī)則》，以我國(guó)從20世紀(jì)50年代開(kāi)始的立卷制度進(jìn)行改革，取消案卷，推行文件級(jí)整理，山東省檔案局從2002年起在全省推行了這一規(guī)則。

歸檔文件：是指立檔單位在其職能活動(dòng)中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書(shū)檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料個(gè)人簡(jiǎn)歷裝訂方式。

歸檔文件整理，是將文件以“件”為單位進(jìn)行裝訂、分類(lèi)、排列、編號(hào)、編目、裝盒，使之有序化的過(guò)程個(gè)人簡(jiǎn)歷裝訂方式。

1、收集文件個(gè)人簡(jiǎn)歷裝訂方式。收集文件一般按年度進(jìn)行收集，不同年度的文件一般不得放在一起整理(但跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)，放在復(fù)文年整理；沒(méi)有復(fù)文的，放在請(qǐng)示年整理；跨年度的規(guī)劃放在針對(duì)的第一年整理；跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年整理；跨年度的會(huì)議放在會(huì)議開(kāi)幕年整理；非訴訟案件放在結(jié)案年整理)。

做好平時(shí)收集工作，必須建立健全歸檔制度個(gè)人簡(jiǎn)歷裝訂方式。歸檔制度的主要內(nèi)容包括歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔要求。

“歸檔范圍”是指一個(gè)機(jī)關(guān)形成的全部文件中哪些應(yīng)該歸檔，哪些不應(yīng)該歸檔個(gè)人簡(jiǎn)歷裝訂方式。凡是本機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的、辦理完畢的具有查考利用價(jià)值的文件材料，均屬歸檔范圍。

歸檔時(shí)間：是指文書(shū)處理部門(mén)或業(yè)務(wù)部門(mén)需要?dú)w檔的文件材料整理完后向檔案室移交的時(shí)間個(gè)人簡(jiǎn)歷裝訂方式。第二年的上半年（6月30日前）。

歸檔質(zhì)量要求：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用個(gè)人簡(jiǎn)歷裝訂方式。

歸檔文件的整理是文書(shū)處理的最后環(huán)節(jié)，歸檔文件收集齊全、完整也是文書(shū)處理的一項(xiàng)基本要求個(gè)人簡(jiǎn)歷裝訂方式。

平時(shí)收集文件時(shí)，要收集及時(shí)，數(shù)量上齊全完整、質(zhì)量上要準(zhǔn)確系統(tǒng)個(gè)人簡(jiǎn)歷裝訂方式。齊全：就是機(jī)關(guān)和各內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)的文件材料都要齊全，各種門(mén)類(lèi)載體的文件材料都要齊全。完整：就是歸檔的文件數(shù)量充分 ，能在時(shí)間上反映出本單位完整的工作活動(dòng)面貌。準(zhǔn)確系統(tǒng)：即歸檔的文件材料要遵循文件的自然形成規(guī)律，保持文件之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保管期限，科學(xué)分類(lèi)，較好地反映機(jī)關(guān)的活動(dòng)的基本面貌。

從檔案的形成來(lái)看，檔案是由文件材料轉(zhuǎn)化而來(lái)的，文件轉(zhuǎn)化成檔案是通過(guò)歸檔來(lái)實(shí)現(xiàn)的個(gè)人簡(jiǎn)歷裝訂方式。因此，在檔案室內(nèi)收集文件要保證齊全完整、準(zhǔn)確系統(tǒng)。

平時(shí)收集，要做好零散文件、“帳外”文件、專(zhuān)門(mén)文件（如特殊載體）等的文件的收集個(gè)人簡(jiǎn)歷裝訂方式。（1）按照收文登記薄收集（2）按發(fā)文登記薄收集，有文件編號(hào)的文件和本單位編寫(xiě)信息、簡(jiǎn)報(bào)不能缺少底稿，不能重號(hào)、漏號(hào)。（3）“帳外”文件：如會(huì)議記錄、大事記、調(diào)查報(bào)告、規(guī)章制度、合同契約、人員花名冊(cè)、調(diào)資花名冊(cè)、黨員花名冊(cè)、黨、團(tuán)組織介紹信存根，各種統(tǒng)計(jì)表、重大事件、重大活動(dòng)形成的材料等。（4）加強(qiáng)對(duì)電子文件的收集。電子文件的收集范圍應(yīng)當(dāng)是反映單位主要職能活動(dòng)，包括文書(shū)和業(yè)務(wù)工作在內(nèi)的電子文件，以及相關(guān)的支持軟件和數(shù)據(jù)等。（5）收集本單位工作活動(dòng)中形成的業(yè)務(wù)、聲像、基建、設(shè)備、實(shí)物等檔案材料。

2、確定文件的歸檔和不歸檔個(gè)人簡(jiǎn)歷裝訂方式。按照本單位制定的《文件材料歸檔與不歸檔范圍》，把該歸檔文件保存起來(lái)，把不該歸檔的文件剔出。各機(jī)關(guān)團(tuán)體按照國(guó)家檔案局8號(hào)令要求，機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和不歸檔范圍大體四個(gè)方面。

歸檔范圍：

第一，反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本機(jī)關(guān)工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究具有利用價(jià)值的文件材料個(gè)人簡(jiǎn)歷裝訂方式。

第二，機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的在維護(hù)國(guó)家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價(jià)值的文件材料個(gè)人簡(jiǎn)歷裝訂方式。

第三，本機(jī)關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料，下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的重要文件材料個(gè)人簡(jiǎn)歷裝訂方式。

第四，其他對(duì)本機(jī)關(guān)工作具有查考利用價(jià)值的文件材料個(gè)人簡(jiǎn)歷裝訂方式。

不歸檔范圍：

第一，上級(jí)機(jī)關(guān)普發(fā)性不需要本機(jī)關(guān)辦理的文件材料，任免、獎(jiǎng)懲、非本機(jī)關(guān)工作人員有文件材料，供工作參考的抄件等個(gè)人簡(jiǎn)歷裝訂方式。

第二，本機(jī)關(guān)的重份文件、事務(wù)性、臨時(shí)性文件等個(gè)人簡(jiǎn)歷裝訂方式。

第三，同級(jí)機(jī)關(guān)不需貫徹執(zhí)行，不需辦理的抄送文件材料個(gè)人簡(jiǎn)歷裝訂方式。

第四，下級(jí)機(jī)關(guān)供參閱的簡(jiǎn)報(bào)、情況反映、抄報(bào)或越級(jí)抄報(bào)的文件材料個(gè)人簡(jiǎn)歷裝訂方式。

3、件的確定個(gè)人簡(jiǎn)歷裝訂方式。歸檔文件：即立檔單位在其職能活動(dòng)中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書(shū)檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。“辦理完畢”是指文件相應(yīng)的文書(shū)處理程序已經(jīng)完成，而不論文件本身在實(shí)際工作中是否還在發(fā)揮作用。

“件”即歸檔文件的整理單位，整理單位應(yīng)為“自然件”，即單份文件，以每份文件為一件個(gè)人簡(jiǎn)歷裝訂方式。但有些文件關(guān)聯(lián)性強(qiáng)，利用時(shí)經(jīng)常需要相互查證，實(shí)體不宜分散。《規(guī)則》允許將這些文件兩份或多份作為一件，作為整理的基本單位。

第一，文件正文與定稿一般應(yīng)為一件個(gè)人簡(jiǎn)歷裝訂方式。

第二，正文與附件一般為一件個(gè)人簡(jiǎn)歷裝訂方式。

第三，正文與文件處理單、擬辦單、發(fā)文稿頭紙、領(lǐng)導(dǎo)批示的簽批條等，應(yīng)與文件作為一件個(gè)人簡(jiǎn)歷裝訂方式。

第四，原件與復(fù)制件（包括復(fù)印件以及抄件等）應(yīng)作為一件個(gè)人簡(jiǎn)歷裝訂方式。

第五，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文應(yīng)作為一件個(gè)人簡(jiǎn)歷裝訂方式。

第六，報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等，應(yīng)按照其本來(lái)的裝訂方式，一冊(cè)（本）作為一件個(gè)人簡(jiǎn)歷裝訂方式。

第七，來(lái)文與復(fù)文或去文與復(fù)文可為一件個(gè)人簡(jiǎn)歷裝訂方式。

4、文件裝訂個(gè)人簡(jiǎn)歷裝訂方式。

為了保證檔案能夠長(zhǎng)期保存和有效地提供利用，在裝訂前必須對(duì)不符合要求的歸檔材料進(jìn)行修整個(gè)人簡(jiǎn)歷裝訂方式。

第一，修裱破損文件個(gè)人簡(jiǎn)歷裝訂方式。

第二，復(fù)制字跡模糊或易退變的文件個(gè)人簡(jiǎn)歷裝訂方式。

第三，超大紙長(zhǎng)折疊個(gè)人簡(jiǎn)歷裝訂方式。

第四，去除易腐性金屬物個(gè)人簡(jiǎn)歷裝訂方式。

4.文件裝訂，即采用符合檔案保護(hù)要求的裝訂材料，將歸檔文件以“件”為單位固定在一起，它是歸檔文件整理的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，也是為后續(xù)工作的開(kāi)展提供條件個(gè)人簡(jiǎn)歷裝訂方式。

一般順序?yàn)椋赫驹谇埃?定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；復(fù)文在前，來(lái)文在后個(gè)人簡(jiǎn)歷裝訂方式。中文本在前，外文本在后；漢本在前，少數(shù)民族文本在后。文件處理單放在正文前底稿后，在文件的正中或偏右加蓋歸檔章，以更好的保護(hù)正本的原始面貌。

裝訂采用左側(cè)裝訂，應(yīng)將左、下側(cè)對(duì)齊個(gè)人簡(jiǎn)歷裝訂方式。

裝訂方法個(gè)人簡(jiǎn)歷裝訂方式。使用縫紉機(jī)裝訂。?cè)滓痪€裝訂。

5、分類(lèi)個(gè)人簡(jiǎn)歷裝訂方式。歸檔文件的分類(lèi)，是指在全宗內(nèi)將歸檔文件按照一定的方法分成若干層次和類(lèi)別，以構(gòu)成有機(jī)體系的過(guò)程。分類(lèi)包括選擇分類(lèi)方法、制定分類(lèi)方案、文件歸類(lèi)等具體內(nèi)容。

分類(lèi)方法個(gè)人簡(jiǎn)歷裝訂方式。《規(guī)則》選擇年度、組織機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）和保管期限作為通用的分類(lèi)方法。

年度分類(lèi)法個(gè)人簡(jiǎn)歷裝訂方式。就是根據(jù)形成和處理文件的年度對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類(lèi)。年度分類(lèi)法是運(yùn)用的最廣泛的分類(lèi)方法。歸檔文件按年度特征分類(lèi)，可以反映一個(gè)機(jī)關(guān)單位每年工作的特點(diǎn)和逐年發(fā)展變化的情況，并且同現(xiàn)行機(jī)關(guān)以年度為單位將文件整理歸檔的制度相吻合。

運(yùn)用年度分類(lèi)法時(shí)，正確地判定文件的日期并歸入相應(yīng)年度，是決定分類(lèi)質(zhì)量的關(guān)鍵個(gè)人簡(jiǎn)歷裝訂方式。

第一，文件有多個(gè)時(shí)間特征個(gè)人簡(jiǎn)歷裝訂方式。一份文件往往有多個(gè)時(shí)間特征，包括成文日期、簽發(fā)日期、批準(zhǔn)日期、會(huì)議通過(guò)日期、公布日期、發(fā)文和收文日期等等。分年度時(shí)，一般應(yīng)以文件簽發(fā)日期（即落款日期）為準(zhǔn)，判定文件所屬年度。

第二，跨年度形成的文件個(gè)人簡(jiǎn)歷裝訂方式。機(jī)關(guān)單位的某些具體職能活動(dòng)，如召開(kāi)會(huì)議、處理案件等，可能會(huì)跨年度形成文件，這樣的文件往往統(tǒng)一在辦結(jié)年度歸檔，分類(lèi)時(shí)也都?xì)w入辦結(jié)年度。上年度的請(qǐng)示，下年度的批復(fù)，請(qǐng)示應(yīng)連同辦理過(guò)程中形成的其他文件歸入批復(fù)的年度。

第三，幾份文件作為一件時(shí)，“件”的日期個(gè)人簡(jiǎn)歷裝訂方式。應(yīng)以裝訂時(shí)排在前面的文件的日期為準(zhǔn)。

第四，文件沒(méi)有標(biāo)注日期個(gè)人簡(jiǎn)歷裝訂方式。常見(jiàn)于內(nèi)部文件，需要分析文件內(nèi)容、制成材料、格式、字體以及各種標(biāo)識(shí)，通過(guò)對(duì)照等手段來(lái)考證和推斷文件的準(zhǔn)確日期或近似日期，并據(jù)此按年度合理歸類(lèi)。

第五，有專(zhuān)門(mén)年度的分類(lèi)方法個(gè)人簡(jiǎn)歷裝訂方式。?cè)缃虒W(xué)年度，形成的文件應(yīng)按教學(xué)年度分類(lèi)，其他文件仍按一般年度分類(lèi)。?cè)?995年與1995-1996學(xué)年歸入同一類(lèi)。

機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類(lèi)法個(gè)人簡(jiǎn)歷裝訂方式。機(jī)構(gòu)分類(lèi)法和問(wèn)題分類(lèi)法。

機(jī)構(gòu)分類(lèi)法個(gè)人簡(jiǎn)歷裝訂方式。就是根據(jù)機(jī)關(guān)內(nèi)部設(shè)置第一層機(jī)構(gòu)（處、室）對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類(lèi)，哪個(gè)機(jī)構(gòu)形成、閱辦的文件就歸到哪個(gè)處室。采用機(jī)構(gòu)分類(lèi)法，能最好地保持全宗內(nèi)文件在來(lái)源的方面固有的聯(lián)系，客觀地反映立檔單位的歷史面貌。按機(jī)構(gòu)分類(lèi)在一定程度上集中反映了某一方面工作內(nèi)容的文件。

鑒于機(jī)構(gòu)分類(lèi)法的上述優(yōu)點(diǎn)，一般建議凡能按機(jī)構(gòu)分類(lèi)的單位，就應(yīng)采用機(jī)構(gòu)分類(lèi)法個(gè)人簡(jiǎn)歷裝訂方式。采用機(jī)構(gòu)分類(lèi)法時(shí)，一般來(lái)說(shuō)，有一個(gè)機(jī)構(gòu)就設(shè)置一個(gè)類(lèi)，機(jī)構(gòu)名稱(chēng)就是類(lèi)名。各類(lèi)的次序可按照本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)序列表的規(guī)定或習(xí)慣上的順序來(lái)排列。機(jī)關(guān)單位內(nèi)設(shè)置的臨時(shí)機(jī)構(gòu)，應(yīng)和其他機(jī)構(gòu)一樣設(shè)類(lèi)，形成的歸檔文件歸入該類(lèi)保存。

問(wèn)題分類(lèi)法個(gè)人簡(jiǎn)歷裝訂方式。就是按照文件內(nèi)容所涉及的問(wèn)題對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類(lèi)。采用問(wèn)題分類(lèi)法，可以避免或減少同類(lèi)文件分散的現(xiàn)象，便于按專(zhuān)題查找和利用檔案。由于設(shè)類(lèi)可以不受內(nèi)部機(jī)構(gòu)的限制，機(jī)關(guān)的中心任務(wù)和主要活動(dòng)可以單獨(dú)設(shè)類(lèi)，能夠比較突出地反映一個(gè)機(jī)關(guān)職能活動(dòng)的主要面貌。

使用問(wèn)題分類(lèi)法的立檔單位，大多參照本單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)的職能性質(zhì)來(lái)設(shè)置類(lèi)別；將黨委、工會(huì)、共青團(tuán)等機(jī)構(gòu)形成的歸檔文件劃為“黨群類(lèi)”，業(yè)務(wù)部門(mén)形成的歸檔文件劃為“業(yè)務(wù)類(lèi)”，行政后勤部門(mén)形成的歸檔文件劃為“行政類(lèi)”等等個(gè)人簡(jiǎn)歷裝訂方式。

保管期限分類(lèi)法個(gè)人簡(jiǎn)歷裝訂方式。就是根據(jù)劃定的不同保管期限對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類(lèi)。按保管期限分類(lèi)是將檔案劃分為永久、定期（30年、10年）。

在機(jī)關(guān)檔案室的實(shí)際工作中，單純采用一種分類(lèi)方法的情況是比較少見(jiàn)的，較多的是將幾種分類(lèi)方法結(jié)合使用，稱(chēng)之為復(fù)式分類(lèi)法個(gè)人簡(jiǎn)歷裝訂方式。其中，年度、保管期限是必選項(xiàng)，任何復(fù)式分類(lèi)法都必須分年度、保管期限。

我們現(xiàn)在通常用的分類(lèi)方法為：年度—機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）--保管期限分類(lèi)法個(gè)人簡(jiǎn)歷裝訂方式。即先將歸檔文件按年度分類(lèi)，每個(gè)年度下再按機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類(lèi)，不同保管期限的檔案集中排列，便于實(shí)體的查閱。

分類(lèi)方法與分類(lèi)方案互為因果，相互制約個(gè)人簡(jiǎn)歷裝訂方式。在選定分類(lèi)方法的基礎(chǔ)上，聯(lián)系機(jī)關(guān)實(shí)際情況編制出分類(lèi)方案。分類(lèi)方案就是在確定的分類(lèi)方法的基礎(chǔ)上，標(biāo)列各級(jí)類(lèi)目名稱(chēng)，固定全宗內(nèi)分類(lèi)體系的分類(lèi)綱要。?cè)魏我粋€(gè)單位都必須制定切實(shí)可行的分類(lèi)方案，并且盡量保持其相對(duì)穩(wěn)定。

分類(lèi)方案是進(jìn)行分類(lèi)工作的依據(jù)，一般分到三級(jí)類(lèi)目，類(lèi)目序號(hào)應(yīng)是最低一級(jí)類(lèi)目的序號(hào)個(gè)人簡(jiǎn)歷裝訂方式。分類(lèi)方案要科學(xué)實(shí)用，編制分類(lèi)方案前，應(yīng)做好調(diào)查研究工作，要了解立檔單位的工作性質(zhì)、職權(quán)范圍、業(yè)務(wù)分工等。